Bài viết Hiệu suất công việc là gì và 20 cách khiến bạn năng suất hơn bao giờ hết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm hiệu suất và hiệu quả công việc, phân biệt sự khác nhau giữa hai thuật ngữ này, đồng thời khám phá 20 phương pháp nâng cao hiệu suất công việc cực kỳ thực tế và dễ áp dụng.
Hãy bắt đầu hành trình tối ưu hóa năng suất của bạn ngay hôm nay!
Hiệu suất và hiệu quả công việc là gì?
Hiệu suất công việc và hiệu quả công việc là hai khái niệm quan trọng trong quản lý và đánh giá công việc. Mặc dù có vẻ tương đồng, nhưng chúng có sự khác biệt quan trọng về mục tiêu và phương pháp đánh giá. Hiểu rõ sự khác biệt giữa hiệu suất công việc và hiệu quả công việc là cần thiết để xác định khả năng của ứng viên.
Doanh nghiệp cần hiểu rằng, hiệu suất công việc, được mô tả như "Do things right" - nghĩa là làm việc đúng cách, đúng phương pháp. Nó được đánh giá thông qua khả năng thực hiện công việc một cách hiệu quả, đảm bảo các quy trình và phương pháp được tuân thủ đúng cách trong một thời gian nhanh chóng, có kỹ năng chuyên môn và kiến thức sâu về lĩnh vực công việc, và thường xuyên đạt được kết quả ưu việt.
Hiệu suất công việc sẽ được đo lường như sau:
| Hiệu suất công việc = Kết quả nhân viên đạt được/ Chi phí doanh nghiệp sử dụng. |
Ví dụ, một người làm việc nhanh chóng nhưng không chính xác hoặc không tuân thủ quy trình gây ảnh hưởng đến chi phí bỏ ra sẽ có hiệu suất công việc thấp.
Trong khi đó, hiệu quả công việc, lại được định nghĩa "Do the right thing" - làm đúng việc. Nó tập trung vào việc đạt được mục tiêu đề ra. Hiệu quả công việc đo lường khả năng làm việc theo hướng đúng, tập trung vào khả năng quản lý thời gian, ưu tiên công việc, tận dụng hiệu quả nguồn lực có sẵn và làm việc một cách thông minh để đạt được mục tiêu và mang lại kết quả mong muốn. Nhân viên làm việc hiệu quả không nhất thiết phải hoàn thành công việc nhanh chóng, nhưng họ thường biết cách khai thác trong việc sử dụng thời gian và tài nguyên để đạt được kết quả tốt.
Để tính toán hiệu quả công việc, ta sử dụng công thức tính như sau:
| Hiệu quả công việc = Kết quả đạt được/ mục tiêu đề ra. |
Ví dụ, một người làm việc chậm nhưng đạt được kết quả mong muốn và đáp ứng yêu cầu mục tiêu sẽ được xem là người làm việc hiệu quả.
Tóm lại: ► Hiệu suất công việc là: Số lượng công việc hoàn thành. ► Hiệu quả công việc là: Mức độ đạt được mục tiêu đúng cách và chất lượng công việc. ► Nguyên nhân phổ biến khiến hiệu suất làm việc thấp |
Một số lý do khiến bạn làm việc kém hiệu quả bao gồm:
- Thiếu mục tiêu rõ ràng: Làm việc không có định hướng cụ thể.
- Quản lý thời gian yếu: Không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc.
- Môi trường làm việc nhiều xao nhãng: Tiếng ồn, mạng xã hội, email liên tục.
- Thiếu động lực nội tại: Làm việc chỉ vì nghĩa vụ, không thấy được ý nghĩa.
- Đa nhiệm quá nhiều: Cố gắng làm nhiều việc cùng lúc khiến hiệu suất giảm.
20 cách khiến bạn năng suất hơn bao giờ hết
Cách 1. Luôn đi thẳng vào vấn đề
Trong mọi thứ của cuộc sống, có rất nhiều thứ vô nghĩa và có những thứ quan trọng. Trò chuyện, tán gẫu, trì hoãn, chờ đợi, không lên tiếng, tất cả đều vô ích. Nếu bạn muốn hoàn thành công việc, bạn phải bắt tay ngay vào hành động.
Cách 2. Ghi lại mọi suy nghĩ và ý tưởng của bạn
Tương tự như máy tính, chúng ta có Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (Random Access Memory, viết tắt là RAM). RAM của con người lưu trữ thông tin ngắn hạn. Nhưng dung lượng RAM của bạn có hạn. Khi đầy, thông tin cũ mà bạn đã lưu trữ sẽ bị xóa để nhường chỗ cho thông tin mới. Bạn sẽ muốn viết ra suy nghĩ của mình để giải phóng RAM, giúp bạn có thêm không gian và năng lượng cho não bộ. Ngay cả khi bạn không bao giờ xem lại ghi chú đó nữa, thì việc này vẫn đáng để làm.
Cách 3. Nói không
Trong công việc, tôi nói không với mọi thứ không hỗ trợ mục tiêu và giá trị của mình. Chúng ta đang sống trong một thế giới phong phú - luôn có đủ cơ hội. Trong cuộc sống cá nhân, tôi nói không với mọi thứ không làm tôi phấn khích. Nếu phát chán khi nghĩ về một điều gì đó, tôi luôn nói KHÔNG. Điều đó giúp loại bỏ việc lãng phí thời gian vào những thứ mà tôi không hứng thú.
Cách 4. Nghỉ ngơi 5 phút sau mỗi 30 đến 45 phút
Bạn có thể vươn vai, đi bộ xung quanh, uống một ít nước. Nhưng quan trọng hơn, bạn không nên chú tâm vào công việc trong khoảng thời gian năm phút này. Khi bạn quay lại bàn làm việc, bạn có thể có những ý tưởng mới. Hoặc, bạn có thể nghĩ: “MÌNH ĐANG LÀM GÌ VẬY?" Và dừng những việc vớ vẩn lại trước khi bạn lãng phí hết thời gian của mình.
Cách 5. Loại bỏ mọi thứ khiến bạn mất tập trung
Ý chí đang được đánh giá quá cao. Bởi vậy, nếu có điều gì đó khiến bạn mất tập trung, hãy loại bỏ nó. Một người bạn của tôi nghiện tin tức. Tôi đã đề nghị ném chiếc TV của anh ấy đi, xóa ứng dụng tin tức của anh ấy và chặn các trang web tin tức trên máy tính xách tay của anh ấy. Hai tuần sau, anh ấy nói với tôi rằng cuối cùng anh ấy cũng đã bắt đầu một công việc kinh doanh mới. Đừng nghĩ rằng bạn miễn nhiễm với những thứ khiến bạn mất tập trung. Hãy loại bỏ chúng.
Cách 6. Tránh xa sự lộn xộn
Một cuộc sống lộn xộn có nghĩa là một bộ não lộn xộn. Và với một bộ não lộn xộn, bạn không thể hoàn thành công việc. Tôi thích một môi trường làm việc và sinh hoạt đơn giản. Một chiếc bàn, một chiếc máy tính xách tay và một cuốn sổ tay. Giữ mọi thứ đơn giản. Bạn không cần bất kỳ thứ gì rườm rà.
Cách 7. Tập trung vào một việc trong một ngày nhất định
Nếu bạn có những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, hãy cố gắng làm càng nhiều việc giống nhau trong một ngày càng tốt. Tôi viết hai đến ba bài đăng trên blog trong một ngày, những ngày khác trong tuần tôi dành cho các dự án và công việc kinh doanh khác của mình. Vào những ngày viết lách, tôi tắt điện thoại và chỉ viết. Không có gì khác cản trở tôi.
Cách 8. Ngừng tiêu thụ quá nhiều thông tin
Bạn không cần phải đọc 5000 bài viết về năng suất. Nếu bạn tìm thấy thông tin hữu ích, hãy thử. Đừng tìm kiếm thêm. Nhiều hơn không phải lúc nào cũng tốt hơn. Bạn chỉ có thể xử lý được một lượng thông tin nhất định. Hãy ngừng tiêu thụ và bắt đầu sáng tạo.
Cách 9. Tạo thói quen
Các quyết định làm não bạn mệt mỏi. Và một lịch trình làm việc cụ thể sẽ loại bỏ bớt các quyết định cần phải đưa ra. Điều này có nghĩa là bạn còn lại nhiều trí lực hơn. Thói quen không phải là OCD (Rối loạn ám ảnh cưỡng chế) - chúng hiệu quả. Hãy sử dụng chúng.
Cách 10. Không đa nhiệm
Khi bạn làm nhiều việc cùng lúc, chẳng hạn như: gửi ban có thể có những ý tưởng tái email, nhắn tin cho bạn bè và kiểm tra Facebook trong khi đang họp, bạn sẽ bị chuyển hướng sự tập trung sang một sự việc khác. Trong một nghiên cứu do Gloria Mark thuộc Đại học California, Irvine thực hiện, nghiên cứu cho thấy trung bình mất 25 phút để quay lại nhiệm vụ ban đầu sau khi bị gián đoạn. Đó là sự lãng phí thời gian.
Cách 11. Kiểm tra email hai lần một ngày
Mỗi lần kiểm tra email, bạn sẽ có một luồng dopamine. Tôi hiểu điều đó - kiểm tra email mang lại cảm giác dễ chịu và hầu hết chúng ta đều nghiện. Mặc dù dopamine có thể gây ra sự phấn khích, nhưng nó cũng khiến bạn kiệt sức. Đó là lý do tại sao bạn vẫn cảm thấy mệt mỏi vào cuối ngày mặc dù bạn không làm việc hiệu quả. Để giảm thiểu điều đó, hãy tắt thông báo và chỉ kiểm tra email hai lần một ngày vào những thời điểm đã định.
Cách 12. Không dùng điện thoại thông minh trong giờ đầu tiên của mỗi ngày
Chức năng chính của điện thoại là làm phiền bạn. Nhưng đừng để người khác hoặc ứng dụng nào đó làm phiền bạn trong giờ đầu tiên của ngày. Hãy dành giờ đầutiên đó để suy nghĩ về ngày sắp tới, đọc sách, thưởng thức bữa sáng, cà phê hoặc trà.
Cách 13. Lên kế hoạch cho ngày hôm sau
Mỗi tối trước khi đi ngủ, tôi dành 5 phút để đặt ra các ưu tiên (thường là ba đến bốn thứ việc) cho ngày hôm sau. Điều đó giúp tôi tập trung hơn khi thức dậy. Tôi thấy rằng mình sẽ lãng phí thời gian nếu không thực hiện thói quen này. Thật tuyệt khi được hành động thuận theo dòng suy nghĩ. Vấn đề duy nhất là: Tôi không muốn trở thành một chú chó vô thức đuổi theo sau xe ô tô.
Cách 14. Giữ suy nghĩ ở mức tối thiểu
Khi mọi người nói: “Tôi đang suy nghĩ.” Có nghĩ là họ đang bị lo lắng bởi những suy nghĩ. Đừng suy nghĩ quá nhiều. Chỉ cần LÀM, và xem điều gì xảy ra. Nếu bạn thích những gì bạn có, hãy tiếp tục. Nếu không, hãy làm việc khác.
Cách 15. Tập thể dục
Một vài điều rất quan trọng trong cuộc sống đó là: Thức ăn, nước uống, nơi ở, các mối quan hệ và việc tập thể dục. Nếu không có những thứ này, bạn không thể hoạt động bình thường. Nghiên cứu khoa học cho thấy tập thể dục thường xuyên có thể giúp bạn hạnh phúc hơn, thông minh hơn và tràn đầy năng lượng hơn.
Cách 16. Cười một chút
Cười giúp giảm căng thẳng. Và nếu bạn muốn duy trì năng suất của mình, bạn không muốn căng thẳng. Vì vậy, hãy di chuyển khóe miệng lên trên nhiều nhất có thể.
Cách 17. Đừng đi họp
Đây là một việc tương đối khó đối với những người làm việc cho các tập đoàn. Một số công ty cóvăn hóa họp hành. Mọi người tổ chức các cuộc họp chỉ để tỏ ra quan trọng hoặc trì hoãn công việc thực sự. XIN HÃY DỪNG LẠI.
Cách 18. Điều đó có thực sự cần thiết không?
Hãy tự hỏi bản thân câu hỏi đó thường xuyên nhất có thể. Bạn sẽ thấy rằng câu trả lời của mình thường là: Không Vậy tại sao lại làm những việc không cần thiết?
Cách 19. Nếu bạn đang có một ngày tồi tệ, hãy nhấn nút khởi động lại
Bạn có thể làm hỏng việc, có thể ai đó tức giận với bạn - chuyện gì cũng có thể xảy ra. Đừng buồn về điều đó. Hãy dành thời gian một mình, thiền, nghe nhạc hoặc đi dạo. Cố gắng quay lại đúng hướng - đừng để ngày của bạn trôi qua một cách lãng phí.
Cách 20. Làm việc
Đúng vậy, bàn tán về công việc thì dễ hơn là bắt tay vào thực hiện công việc đó. Mọi người đều có thể làm. Nhưng bạn không phải là tất cả mọi người, phải không? Bạn là một con quái vật năng suất. Vì vậy, hãy hành động như một con quái vật.
Nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc không phải chuyện ngày một ngày hai. Hãy bắt đầu từ những thói quen nhỏ như lên kế hoạch mỗi sáng, tập trung vào nhiệm vụ quan trọng, nghỉ ngơi hợp lý và chăm sóc bản thân. Chỉ cần kiên trì thực hiện, bạn sẽ thấy sự thay đổi rõ rệt trong công việc và cuộc sống.
Nếu bạn đang tìm kiếm một cuốn sách giúp bạn bứt phá khỏi sự trì hoãn và bật chế độ tăng hiệu suất công việc tối đa thì "Do it Today – Vượt qua trì hoãn, tối ưu năng suất, chinh phục mục tiêu" chính là cuốn sách cực kỳ hữu ích dành cho bạn.
Link đọc thử sách: https://drive.google.com/file/d/1NjMT7EKnSNdEhGA3MGrpgwXXhMTexLWp/view?usp=sharing
Unibooks – Nâng tầm tri thức Việt!
