Hiệu suất công việc là yếu tố then chốt quyết định sự phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Vậy hiệu suất công việc là gì? Làm sao để đo lường, đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Hiệu suất công việc là gì?
Hiệu suất công việc là chỉ số phản ánh mức độ hoàn thành công việc của một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức so với mục tiêu đã đặt ra trong một khoảng thời gian nhất định. Hiệu suất không chỉ đo lường số lượng công việc hoàn thành, mà còn xem xét cả chất lượng, tính hiệu quả và giá trị mang lại từ công việc đó.
Hiệu suất cao thể hiện năng suất tốt, tinh thần làm việc tích cực và khả năng đóng góp lớn cho tổ chức. Ngược lại, hiệu suất thấp là dấu hiệu cho thấy cần phải điều chỉnh quy trình, kỹ năng hoặc tinh thần làm việc.
1.1. Nhân viên như thế nào là có hiệu suất công việc tốt?
Một nhân viên được coi là có hiệu suất công việc tốt khi họ:
► Hoàn thành công việc đúng hạn: Luôn đảm bảo tiến độ đã cam kết, thậm chí hoàn thành sớm hơn kỳ vọng.
► Đạt hoặc vượt mục tiêu: Các chỉ số KPI (Key Performance Indicators) hoặc OKR (Objectives and Key Results) được hoàn thành ở mức cao.
► Chất lượng công việc cao: Công việc được thực hiện chính xác, ít lỗi, mang lại giá trị thực tế cho khách hàng hoặc doanh nghiệp.
► Tự chủ và sáng tạo: Chủ động tìm cách cải tiến quy trình, không ngừng học hỏi và đề xuất giải pháp mới.
► Tinh thần hợp tác tốt: Làm việc nhóm hiệu quả, hỗ trợ đồng nghiệp, góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực.
Hiệu suất làm việc của nhân viên thường được đánh giá bằng các chỉ số hoàn thành công việc (KPI)
Ví dụ: Một nhân viên marketing lên kế hoạch, thực hiện chiến dịch đúng thời hạn, thu hút số lượng khách hàng vượt 20% so với mục tiêu, đồng thời tối ưu chi phí quảng cáo hợp lý, thì được đánh giá là có hiệu suất công việc tốt.
1.2. Nhân viên như thế nào là có hiệu suất công việc kém?
Ngược lại, nhân viên có hiệu suất kém thường thể hiện các đặc điểm sau:
► Không hoàn thành công việc đúng hạn: Hay trễ deadline, thiếu chủ động trong công việc.
► Không đạt mục tiêu đề ra: Chỉ số KPI, sản lượng công việc thường xuyên thấp hơn yêu cầu.
► Chất lượng công việc thấp: Nhiều lỗi sai, sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt yêu cầu chất lượng.
► Thiếu tinh thần trách nhiệm: Không chủ động giải quyết vấn đề, dễ dàng đổ lỗi cho hoàn cảnh hoặc đồng nghiệp.
► Ảnh hưởng tiêu cực đến đồng đội: Làm giảm hiệu quả làm việc chung, gây mất đoàn kết nội bộ.
Ví dụ: Một nhân viên hỗ trợ khách hàng thường xuyên trả lời chậm, bỏ sót nhiều yêu cầu hỗ trợ và nhận được nhiều phản hồi tiêu cực từ khách hàng sẽ bị đánh giá là có hiệu suất kém.
1.3. Làm thế nào để nhân viên tự đánh giá được hiệu suất công việc của mình?
Tự đánh giá hiệu suất công việc là kỹ năng quan trọng giúp nhân viên chủ động điều chỉnh và phát triển bản thân. Một số bước cơ bản gồm:
🔸 Bước 1: So sánh kết quả thực tế với mục tiêu: Nhìn lại các công việc đã hoàn thành và đối chiếu với KPI hoặc nhiệm vụ ban đầu.
Tự đặt câu hỏi đánh giá:
⇒ Tôi có hoàn thành công việc đúng hạn không?
⇒ Kết quả công việc của tôi có đạt chất lượng mong muốn không?
⇒ Tôi có đóng góp thêm giá trị gì cho dự án/đội nhóm không?
🔸 Bước 2: Xin phản hồi từ cấp trên và đồng nghiệp: Ghi nhận các ý kiến góp ý để nhận diện điểm mạnh và điểm cần cải thiện.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ:
⇒ Bảng đánh giá hiệu suất cá nhân (Personal Performance Review).
⇒ Phần mềm quản lý công việc như Trello, Asana, Notion...
🔸 Bước 3: Ghi nhật ký công việc: Tạo thói quen ghi lại các nhiệm vụ, thành tựu và những bài học rút ra mỗi ngày để dễ dàng tổng kết hiệu suất.
>>> Tải bảng tự đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên miễn phí tại đây!
1.4. Ví dụ về hiệu suất công việc của nhân viên trong thực tế
▶️ Ví dụ 1:
Một nhân viên bán hàng được giao chỉ tiêu 100 đơn hàng/tháng. Cuối tháng, nhân viên này hoàn thành 110 đơn hàng, doanh thu vượt 15% so với kế hoạch, tỷ lệ khiếu nại từ khách hàng dưới 1%. Hiệu suất làm việc của nhân viên này được đánh giá xuất sắc.
▶️ Ví dụ 2:
Một nhân viên quản lý kho chịu trách nhiệm kiểm soát 1.000 mặt hàng. Thực tế, họ để xảy ra 5% sai sót trong nhập xuất kho, gây thiệt hại cho công ty. Dù khối lượng công việc lớn, nhưng do tỷ lệ lỗi cao, nên hiệu suất công việc bị đánh giá là chưa đạt yêu cầu.
2. Công thức tính hiệu suất công việc
2.1. Hiệu suất công việc là gì dưới góc độ tính toán?
Hiệu suất công việc (Work Performance) phản ánh mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên so với mục tiêu, kế hoạch hoặc tiêu chuẩn đề ra. Để đo lường hiệu suất một cách khách quan, chúng ta cần áp dụng những công thức cụ thể dựa trên kết quả thực tế đạt được.
Hiệu suất không chỉ đo lường khối lượng công việc mà còn phải đánh giá chất lượng, độ chính xác và mức độ hoàn thành đúng hạn.
2.2. Công thức cơ bản để tính hiệu suất công việc
Một công thức phổ biến để tính hiệu suất công việc là:
| Hiệu suất công việc (%) = (Kết quả thực tế/Mục tiêu đề ra) x 100 |
Giải thích:
► Kết quả thực tế: Những gì nhân viên thực sự đạt được (ví dụ: số lượng sản phẩm, dự án hoàn thành, doanh số bán hàng…).
► Mục tiêu đề ra: Kế hoạch, chỉ tiêu hoặc tiêu chuẩn được giao từ đầu kỳ đánh giá.
Ví dụ:
Mục tiêu hoàn thành 20 bài viết trong tháng, thực tế hoàn thành 18 bài.
=> Hiệu suất = (18/20) × 100 = 90%
Tùy vào ngành nghề, công thức có thể được điều chỉnh thêm yếu tố chất lượng và độ phức tạp của công việc.
2.3. Các biến thể khác của công thức tính hiệu suất công việc
Tùy theo từng lĩnh vực và đặc thù công việc, công thức có thể điều chỉnh:
️🏆 Hiệu suất theo thời gian:
| Hiệu suất theo thời gian (%) = (Thời gian tiêu chuẩn/Thời gian thực tế) x 100 |
⇒ Hiệu suất theo thời gian dùng để đánh giá công việc có đúng tiến độ không.
️🏆 Hiệu suất dựa trên doanh số/ lợi nhuận:
| Hiệu suất (%) = (Doanh số đạt được/Doanh số mục tiêu) x 100 |
️🏆 Hiệu suất theo chất lượng công việc:
Ví dụ, trong sản xuất:
| Tỷ lệ sản phẩm đạt chuẩn (%) = (Tổng số sản phẩm đạt chất lượng/Tổng số sản phẩm sản xuất) x 100 |
2.4. Một số lưu ý khi tính hiệu suất công việc
► Xác định mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu cần SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
► Đánh giá đa chiều: Ngoài khối lượng còn phải xem xét chất lượng, sáng tạo, tinh thần làm việc.
► So sánh với tiêu chuẩn ngành: Để đánh giá hiệu suất nhân viên một cách công bằng.
► Áp dụng thêm các công cụ hỗ trợ: BSC (Balanced Scorecard), KPI (Key Performance Indicators), OKR (Objectives and Key Results)...
3. Công thức tính hiệu suất sử dụng lao động
3.1. Khái niệm hiệu suất sử dụng lao động
Hiệu suất sử dụng lao động (Labor Productivity) là chỉ số đo lường mức độ hiệu quả của lao động trong việc sử dụng tài nguyên để tạo ra sản phẩm hoặc giá trị cho doanh nghiệp. Nó phản ánh sự kết hợp giữa số lượng lao động và kết quả công việc đạt được.
Công thức tính hiệu suất sử dụng lao động giúp các tổ chức, doanh nghiệp đánh giá năng suất làm việc của nhân viên trong các ngành công nghiệp, dịch vụ, hay sản xuất.
3.2. Công thức cơ bản tính hiệu suất sử dụng lao động
▶️ Công thức cơ bản:
Để đánh giá hiệu suất lao động của cả tổ chức, có thể áp dụng công thức:
| Hiệu suất sử dụng lao động = Giá trị gia tăng/Tổng chi phí lao động |
⇒ Giá trị gia tăng có thể là doanh thu, sản lượng sản xuất, hoặc lợi nhuận sau thuế.
⇒ Tổng chi phí lao động bao gồm lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm...
⇒ Chỉ số này giúp doanh nghiệp biết được hiệu quả khai thác nguồn nhân lực và tìm kiếm giải pháp tối ưu.
▶️ Ví dụ:
Công ty A trong ngành sản xuất có 50 nhân viên và trong tháng vừa qua, họ đã sản xuất được 15.000 sản phẩm. Tổng chi phí lao động trong tháng là 30.000 USD.
Tổng sản phẩm tạo ra: 15.000 sản phẩm.
Số lượng lao động: 50 nhân viên.
Chi phí lao động: 30.000 USD.
Áp dụng công thức:
Hiệu suất lao động = 15000/50 = 300 sản phẩm/ người
➔ Hiệu suất lao động là 300 sản phẩm/người.
Đồng thời, bạn có thể tính hiệu suất lao động theo chi phí:
Hiệu suất lao động theo chi phí = 15000/30000 = 0,5 sản phẩm/USD
➔ Hiệu suất lao động theo chi phí là 0.5 sản phẩm cho mỗi USD chi phí lao động.
3.3. Lưu ý khi tính hiệu suất sử dụng lao động
► Phân biệt giữa các loại lao động: Trong một số ngành, lao động có thể được phân chia theo loại (lao động trực tiếp và gián tiếp). Cần phân biệt rõ ràng khi tính toán để có kết quả chính xác.
► Lựa chọn khoảng thời gian phù hợp: Cần tính toán trên một khoảng thời gian đủ dài để phản ánh chính xác hiệu suất lao động, tránh đánh giá quá vội vàng.
► Xem xét yếu tố khác ngoài số lượng lao động: Hiệu suất lao động không chỉ phản ánh số lượng lao động mà còn phụ thuộc vào các yếu tố như tay nghề, trình độ, công nghệ, hay môi trường làm việc.
3.4. Công cụ tính hiệu suất sử dụng lao động
Để dễ dàng tính toán hiệu suất sử dụng lao động, nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ như Excel hay phần mềm quản lý sản xuất (ERP). Bạn có thể tạo bảng tính tự động để theo dõi hiệu suất lao động theo thời gian và điều chỉnh khi cần.
4. Cách cải thiện hiệu suất công việc cho nhân viên
Cải thiện hiệu suất công việc không chỉ đơn giản là tăng cường số lượng công việc hoàn thành, mà còn cần nâng cao chất lượng công việc, khả năng quản lý thời gian, và sự hợp tác trong đội nhóm. Dưới đây là một số chiến lược và phương pháp giúp cải thiện hiệu suất công việc của nhân viên.
4.1. Đặt mục tiêu rõ ràng và đo lường được
Mục tiêu rõ ràng là yếu tố quan trọng đầu tiên để cải thiện hiệu suất công việc. Khi nhân viên hiểu rõ mục tiêu và kỳ vọng của tổ chức, họ sẽ có định hướng rõ ràng để hành động.
SMART Goals (Mục tiêu SMART): Cần đặt mục tiêu SMART — cụ thể, đo lường được, khả thi, có tính liên quan và có thời hạn. Ví dụ: "Hoàn thành 100 đơn hàng trong tháng" thay vì "Hoàn thành nhiều đơn hàng hơn."
Đo lường hiệu quả: Đặt ra các chỉ tiêu cụ thể cho từng nhiệm vụ hoặc dự án. Điều này giúp nhân viên có cơ sở để theo dõi sự tiến bộ của mình.
Muốn cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, các nhà quản lý phải đưa ra được mục tiêu rõ ràng và đo lường được
4.2. Quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý thời gian tốt giúp nhân viên tối ưu hóa các nguồn lực và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Dưới đây là một số kỹ năng quản lý thời gian:
Sử dụng To-Do Lists: Lập danh sách công việc mỗi ngày giúp nhân viên dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ cần hoàn thành và xác định công việc ưu tiên
Phương pháp Pomodoro: Làm việc tập trung trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Sau 4 chu kỳ Pomodoro, nghỉ lâu hơn (15-30 phút). Phương pháp này giúp duy trì sự tập trung và tránh kiệt sức.
Phân loại công việc theo mức độ quan trọng: Dành thời gian cho những công việc quan trọng và cấp bách trước, thay vì làm những việc ít quan trọng nhưng tốn thời gian.
Lập danh sách To do list giúp nhân viên quản lý thời gian hiệu quả em
4.3. Cải thiện kỹ năng làm việc đội nhóm
Hiệu suất công việc không chỉ được xác định từ năng lực cá nhân mà còn bởi khả năng làm việc nhóm. Dưới đây là một số cách để cải thiện hiệu suất trong môi trường làm việc nhóm:
Tăng cường giao tiếp: Giao tiếp rõ ràng và thường xuyên giúp giảm thiểu sự hiểu lầm và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình. Công cụ như Slack, Microsoft Teams có thể giúp giao tiếp hiệu quả trong đội nhóm.
Hợp tác và chia sẻ thông tin: Thường xuyên chia sẻ thông tin, cập nhật tiến độ công việc cho cả nhóm. Các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana, hoặc Monday.com có thể giúp theo dõi tiến độ và phân công nhiệm vụ.
Đào tạo và phát triển kỹ năng làm việc nhóm: Đào tạo nhân viên về các kỹ năng làm việc nhóm, giải quyết xung đột, và khả năng đưa ra quyết định chung.
4.4. Tăng cường đào tạo và phát triển kỹ năng
Đào tạo liên tục là một trong những yếu tố quan trọng để cải thiện hiệu suất công việc. Cung cấp cơ hội học hỏi và phát triển kỹ năng mới giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Đào tạo chuyên môn: Đảm bảo nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần thiết để hoàn thành công việc tốt nhất. Các khóa học, chứng chỉ, hoặc các chương trình đào tạo nội bộ giúp nâng cao trình độ.
Đào tạo kỹ năng mềm: Bên cạnh các kỹ năng chuyên môn, nhân viên cũng cần phát triển kỹ năng mềm như giao tiếp, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề, và ra quyết định.
Mentorship (Hướng dẫn từ người có kinh nghiệm): Cung cấp cơ hội cho nhân viên được hướng dẫn bởi những người có kinh nghiệm giúp họ học hỏi nhanh hơn và tránh được các sai lầm không đáng có.
4.5. Cải thiện môi trường làm việc
Môi trường làm việc đóng vai trò rất lớn trong việc thúc đẩy hiệu suất công việc. Một môi trường làm việc tích cực sẽ giúp nhân viên có động lực và hứng thú hơn trong công việc.
Tạo không gian làm việc thoải mái: Cung cấp một không gian làm việc sạch sẽ, thoáng đãng và đầy đủ tiện nghi sẽ giúp nhân viên giảm stress và tăng khả năng tập trung.
Khuyến khích sự sáng tạo: Tạo ra một môi trường mở, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi đưa ra ý tưởng mới. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất công việc mà còn đóng góp vào sự sáng tạo của công ty.
Đưa ra các chính sách phúc lợi hợp lý: Các phúc lợi như bảo hiểm, nghỉ phép, thăng tiến công bằng và hỗ trợ sức khỏe là những yếu tố giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng và giảm căng thẳng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
4.6. Đưa ra thưởng phạt công bằng
Chế độ thưởng và phạt rõ ràng giúp nhân viên cảm thấy động lực trong công việc và duy trì hiệu suất ổn định. Cần có một hệ thống đánh giá công bằng để thưởng cho những nhân viên có hiệu suất cao và kịp thời điều chỉnh những nhân viên có hiệu suất thấp.
Thưởng cho những kết quả xuất sắc: Những nhân viên hoàn thành công việc xuất sắc hoặc vượt chỉ tiêu nên nhận được phần thưởng xứng đáng, có thể là tiền thưởng, tăng lương, hoặc thăng chức.
Phạt hoặc hỗ trợ nhân viên kém hiệu suất: Nếu nhân viên không đạt yêu cầu, có thể áp dụng hình thức phạt nhẹ như cảnh cáo hoặc điều chỉnh công việc. Tuy nhiên, nếu nguyên nhân hiệu suất kém do thiếu kỹ năng, cần có kế hoạch đào tạo và hỗ trợ.
4.7. Đánh giá hiệu quả công việc định kỳ
Cuối cùng, để cải thiện hiệu suất công việc, việc đánh giá định kỳ là rất cần thiết. Đây là cơ hội để nhận diện những điểm mạnh, điểm yếu trong công việc của nhân viên và có những biện pháp hỗ trợ kịp thời.
Đánh giá hiệu suất hàng tháng/quý: Tổ chức các cuộc đánh giá định kỳ để kiểm tra tiến độ công việc và kết quả đạt được, từ đó đưa ra những điều chỉnh nếu cần thiết.
Phản hồi và hỗ trợ: Cung cấp phản hồi cụ thể về công việc của nhân viên và lắng nghe những ý kiến đóng góp của họ để cùng nhau cải thiện hiệu suất công việc.
4.8. Sử dụng công cụ và công nghệ hỗ trợ
Áp dụng công nghệ vào công việc sẽ giúp tăng cường hiệu suất công việc một cách rõ rệt. Các công cụ tự động hóa, phần mềm quản lý dự án, và các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có thể giảm bớt công việc thủ công, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Công cụ quản lý công việc: Sử dụng phần mềm như Asana, Trello, hoặc Monday.com giúp theo dõi các nhiệm vụ, quản lý thời gian, và đánh giá hiệu quả công việc trong nhóm.
Phần mềm tự động hóa: Tự động hóa các tác vụ đơn giản, ví dụ như gửi email thông báo, lên lịch họp, và báo cáo tiến độ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
4.9. Khuyến khích sự tự cải thiện
Cuối cùng, khuyến khích nhân viên chủ động trong việc cải thiện bản thân và nâng cao hiệu suất công việc là một phương pháp hiệu quả. Những nhân viên tự giác học hỏi và phát triển kỹ năng của mình sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong công việc.
Khuyến khích học hỏi liên tục: Khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học, hội thảo, hoặc đọc sách chuyên môn để nâng cao kiến thức.
Tạo cơ hội thử thách: Đưa nhân viên vào các dự án thử thách để họ phát huy tối đa khả năng và cải thiện hiệu suất công việc.
Với những chiến lược đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả, cuốn sách Do It Today – Vượt qua trì hoãn, tối ưu năng suất, chinh phục mục tiêu sẽ giúp bạn vượt qua trì hoãn, tối ưu năng suất và chinh phục mục tiêu ngay hôm nay để đạt được thành công mong muốn.
Cuốn sách Do it today - Vượt qua trì hoãn, tối ưu năng suất, chinh phục mục tiêu
Đặt mua tại các nhà sách lớn hoặc trên website chính thức của Unibooks!
Link đọc thử sách: https://drive.google.com/file/d/1NjMT7EKnSNdEhGA3MGrpgwXXhMTexLWp/view?usp=sharing
